Så fungerar det
Från offert till fakturaunderlag, steg för steg.
Följ ett uppdrag – kontorsstädningen på Hamngatan 3 – genom hela flödet. Samma uppgifter går vidare från steg till steg, så att ingenting behöver skrivas om, letas fram eller kommas ihåg. Flödet är detsamma oavsett om besöket sker en gång eller följer ett återkommande schema.
Steg 01 · Offert
Sälj uppdraget i samma system som ska utföra det.
Bygg offerten av tjänster, upplägg och pris – samma uppgifter som schemat sedan planerar efter. Kunden godkänner via en säker SMS-länk, och godkännandet startar uppdraget i stället för att arkiveras i en mapp.
- Tjänster, upplägg och pris per besök
- Godkännande via säker SMS-länk – inget konto för kunden
- Historik på vad som offererades, när och av vem
Till schemat: godkända tjänster, upplägg och pris – utan omskrivning.
Steg 02 · Schema
Enstaka besök och återkommande mönster blir verkliga pass.
Lägg in ett besök på ett bestämt datum eller skapa ett återkommande mönster – varje tisdag och fredag, varannan vecka eller kvartalsvis. Rytmia håller båda i samma schema. När ett mönster ändras uppdateras kommande besök utan att historiken skrivs om.
- Enstaka och återkommande besök i samma schema
- Mönster skapar kommande besök utan kopierade kalenderrader
- Obemannade besök syns tills de är åtgärdade
Till bemanningen: varje besök som faktiskt ska utföras.
Steg 03 · Bemanning
Rätt person och rätt utrustning – innan passet börjar.
Matcha passet mot tillgänglighet, kompetens och utrustning. Krockar, semester och dubbelbokningar syns innan beslutet fattas – inte i efterhand när någon står vid fel dörr.
- Konfliktkontroll mot befintliga pass och frånvaro
- Nycklar och utrustning följer passet, inte minnet
- Ersättare ser samma instruktioner som ordinarie
Till fältappen: passet med person, tid, plats och utrustning.
Steg 04 · På plats
Teamet vet vart, när och exakt vad som ska göras.
Fältappen visar dagens pass med adress, portkod och checklista. Incheckningen dokumenterar närvaron, och det som inte kan utföras rapporteras som avvikelse med foto – direkt när det händer.
- Incheckning och tid utan papperslappar
- Åtkomstinformation som följer passet
- Avvikelse med foto i stället för ett samtal till kontoret
Till granskningen: närvaro, checklistesvar och avvikelser.
Steg 05 · Granskning
Det som hände på plats blir ett beslut på kontoret.
Granska rapporterad tid, checklistesvar och avvikelser medan de fortfarande går att åtgärda. Godkänn korrigeringar och krediteringar – varje beslut sparas med vem, när och varför.
- Granskningskö i stället för lösa trådar
- Krediteringar beslutas innan fakturan – inte efter
- Historiken kvar när kunden frågar i oktober
Till underlaget: granskad tid och godkända justeringar.
Steg 06 · Underlag
Granskat arbete blir färdigt fakturaunderlag.
Bara pass som passerat granskningen går vidare. Underlaget samlar genomförda besök och beslutade justeringar per kund – redo för ekonomisystemet ni redan använder.
- Varje rad spårbar till pass, person och beslut
- Justeringar redan avgjorda – inga överraskningar
- Ekonomisystemet behålls – Rytmia förbereder underlaget
Till ekonomisystemet: rena rader, redo att faktureras.
På tisdag börjar Hamngatan 3 om från steg tre – offerten och schemat står redan. Och när kunden frågar i oktober finns svaret kvar där beslutet fattades.
Se hela flödet med era egna uppdrag.
Starta en kostnadsfri provperiod och lägg in ert första uppdrag på en eftermiddag. Full tillgång i 14 dagar – inget kort krävs.
Starta kostnadsfri provperiod