Det mest frustrerande med en offert är ofta inte att skriva den. Det är tystnaden efteråt. Offerten gick iväg i måndags, och nu vet ni inte om kunden har läst den, glömt den eller redan valt någon annan. Ska ni ringa? Skicka ett mejl till? Vänta lite till?
För ett städföretag är det dessutom sällan en enda offert i taget. En avtalsstädning här, en flyttstädning där och en storstädning inför en visning. Varje offert som ligger och väntar är en fråga som någon på kontoret bär med sig.
Här är fyra saker som gör uppföljningen enklare, och hur Rytmia hanterar dem.
1. Vet om kunden har öppnat offerten
Det första ni vill veta är inte om kunden har bestämt sig. Det är om kunden ens har sett offerten.
I Rytmia läser kunden offerten i kundportalen, inloggad med BankID. När kunden öppnar den står det på offerten hos er, till exempel Kunden öppnade offerten 25 sep. 2026 13:31. Har kunden inte tittat står det Kunden har inte öppnat offerten än.
Det är ingen spårningspixel i ett mejl. Det är att rätt person har loggat in och öppnat just den offerten. Därför går det också att lita på.
Det avgör hur ni följer upp. Har kunden inte öppnat räcker det ofta med en påminnelse. Har kunden öppnat men inte svarat finns det kanske frågor, och då är ett samtal värt mer än ett mejl till.
2. Låt påminnelsen gå ut av sig själv
En offert i Rytmia gäller i två veckor. Har kunden varken accepterat eller tackat nej när det är tre dagar kvar, får kunden en påminnelse via sms eller mejl om att offerten väntar och när den går ut.
Det finns inget att komma ihåg och inget att slå på:
- Påminnelsen går ut en gång per utskick.
- Den skickas bara dagtid, mellan 08 och 20.
- Ni ser på offerten när den gick ut, så den som ringer kunden vet att kunden redan har fått en påminnelse.
Påminnelsen innehåller ingen länk, bara adressen till kundportalen. Kunden loggar in som vanligt.
3. Fråga varför när svaret är nej
Ett nej är också information, men bara om ni får veta varför. När kunden tackar nej i portalen kan kunden skriva en anledning, och den hamnar direkt på offerten: ”För dyrt för oss i år”, ”Vi behöver komma igång tidigare”.
Anledningen är frivillig för kunden. När den finns är det skillnaden mellan att stryka en affär och att skicka en reviderad offert med ett annat upplägg. Reviderar ni offerten stannar historiken på samma order. Där ser ni att den skickades, ändrades och skickades igen.
4. Ett ja som går att visa upp – och som blir schemalagt direkt
När kunden godkänner offerten skriver kunden under med BankID. Innan dess visar portalen exakt vad underskriften gäller, och samma text visas i BankID-appen:
- vilken offert det är, från vem och till vem
- versionen och när den skickades
- priset, och för en privatkund med RUT vad kunden betalar efter avdraget
- bilagor och villkor
Underskriften gäller just den versionen. Ändrar ni offerten medan kunden har BankID-appen öppen används inte underskriften, och kunden ser att offerten har ändrats. Om någon om fyra månader frågar vad kunden egentligen gick med på finns svaret på ordern, inte i någons inkorg.
Sedan händer det som annars brukar bli ett manuellt steg. Ordern aktiveras av sig själv och arbetspassen skapas. De dyker upp i schemat redo att bemannas, och den som skapade ordern får en notis.
När kunden inte vill logga in
Alla kunder vill inte använda en portal, och alla har inte BankID. Då laddar ni ner offerten som PDF och skickar den som ni brukar. När kunden säger ja i telefon eller på papper väljer ni Registrera godkännande på ordern och skriver hur det kom in.
Ordern aktiveras på samma sätt. Godkännandet visas som Godkänd utanför Rytmia, med vem som registrerade det, och aldrig som signerat med BankID. Det ska gå att se skillnad på de två.
Det som gör skillnad
Inget av det här ersätter samtalet med kunden. Det gör att samtalet blir rätt samtal: ni vet om kunden har läst offerten, om kunden redan har fått en påminnelse och varför den blev ett nej. Och när svaret blir ja behöver ingen skriva in jobbet en gång till.
Hjälpartikeln om att skicka en offert går igenom varje steg. Se hur offerten hänger ihop med resten av flödet.
