Integritetspolicy

Denna integritetspolicy beskriver hur Endura Systems AB, org.nr 559213-9462 (”Endura Systems”, ”vi”, ”oss” eller ”vår”), behandlar personuppgifter när du besöker vår webbplats, använder Rytmia, kontaktar oss eller på annat sätt interagerar med oss.

Policyn gäller webbplatsbesökare, användare av Rytmia, kundkontakter, inbjudna användare, supportkontakter och andra personer som interagerar med oss.

Om du använder Rytmia genom din arbetsgivare, kund, uppdragsgivare eller annan organisation kan organisationen också ansvara för hur dina personuppgifter används. I sådana fall kan vi agera som personuppgiftsbiträde för organisationens räkning.

Vi kan behandla följande kategorier av personuppgifter:

• Identitets- och kontaktuppgifter, såsom namn, personnummer, e-postadress, telefonnummer, roll, arbetsgivare och organisation.
• Kontouppgifter, såsom autentiseringsmetod, språkval, användarinställningar, roller, behörigheter och kontostatus.
• Uppgifter från e-legitimering när du loggar in och skriver under med BankID: det namn och personnummer som BankID bekräftar och, vid en underskrift, vad som skrevs under, när och BankID:s underlag för underskriften.
• Innehåll i tjänsten, såsom kunder, serviceplatser, offerter, order, instruktioner, scheman, tilldelningar, checklistor, kommentarer, avvikelser, bilder, fakturaunderlag och annan information som användare skickar in.
• Närvaro- och platsuppgifter som registreras vid händelser som incheckning och utcheckning. Rytmia är inte utformat för löpande platsövervakning mellan dessa händelser.
• Användnings- och teknisk data, såsom IP-adress, enhetsinformation, webbläsartyp, loggdata, tidsstämplar och åtgärder i tjänsten.
• Kommunikationsdata, såsom supportärenden, e-post, feedback och mötesanteckningar.
• Fakturerings- och kommersiell data, såsom abonnemangsuppgifter, fakturareferenser och information om kundrelationen.

Vi behandlar personnummer bara när en säker identifiering kräver det. BankID identifierar dig med ditt personnummer när du loggar in eller skriver under, och en organisation bjuder in en medarbetare med dennes personnummer så att bara den personen kan ta emot inbjudan.

Vi samlar in personuppgifter direkt från dig, från BankID när du loggar in eller skriver under med det, från organisationen som bjuder in eller administrerar ditt konto, från andra behöriga användare, från din användning av tjänsten och från tredjepartstjänster som du eller din organisation väljer att ansluta till Rytmia.

Vissa uppgifter, till exempel kundkontakt, åtkomstinstruktioner eller bemanning, kan läggas in av andra användare inom din organisation. Organisationen ansvarar för att den har rätt att behandla och dela uppgifterna.

Vi behandlar personuppgifter för att:

• Tillhandahålla, säkra, underhålla och förbättra Rytmia.
• Skapa och hantera användarkonton, organisationer, roller, behörigheter och inbjudningar.
• Identifiera dig när du loggar in, och låta dig skriva under offerter, radering av konton och organisationer samt supportåtkomst med BankID.
• Stödja offertarbete, planering, bemanning, arbete på plats, dokumentation, granskning och faktureringsförberedelser.
• Dokumentera närvaro vid in- och utcheckning och ge behöriga användare relevant information om utfört arbete.
• Ge kundsupport och besvara förfrågningar.
• Kommunicera om tjänsten, säkerhet, produktändringar och administrativa frågor.
• Hantera abonnemang, fakturering, bokföring och kundrelationer.
• Förebygga och utreda missbruk, bedrägerier, säkerhetsincidenter och tekniska problem.
• Följa rättsliga skyldigheter samt fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.
• Skicka marknadskommunikation där det är tillåtet enligt lag och där mottagaren kan avregistrera sig.

Beroende på sammanhang använder vi en eller flera av följande rättsliga grunder:

• Fullgörande av avtal, när behandlingen behövs för att tillhandahålla Rytmia eller relaterade tjänster.
• Berättigat intresse, exempelvis att säkra och förbättra tjänsten, stödja kunder, hantera affärsrelationer och förebygga missbruk.
• Rättslig förpliktelse, när behandlingen krävs för bokföring, skatt, regelefterlevnad eller andra rättsliga krav.
• Samtycke, exempelvis för vissa cookies, marknadsföringsval eller frivilliga funktioner där samtycke krävs.

När en kundorganisation bestämmer vilka personuppgifter som läggs in i Rytmia och varför, är kunden normalt personuppgiftsansvarig och vi personuppgiftsbiträde. Då behandlar vi uppgifterna enligt kundens instruktioner, vårt personuppgiftsbiträdesavtal och tillämplig dataskyddslagstiftning.

Om du har frågor om uppgifter som din organisation ansvarar för i Rytmia bör du i första hand kontakta organisationen. Vi hjälper organisationen när det krävs enligt lag och avtal.

Vi kan dela personuppgifter med:

• Tjänsteleverantörer som hjälper oss att drifta, säkra, supportera, kommunicera, analysera och förbättra Rytmia, inklusive den identifieringstjänst genom vilken vi använder BankID.
• Kundadministratörer och andra behöriga användare inom din organisation, enligt de roller och behörigheter som konfigurerats.
• Tredjepartstjänster som organisationen väljer att ansluta, exempelvis kart-, kommunikations- eller ekonomitjänster.
• Professionella rådgivare, såsom jurister, revisorer, försäkringsgivare och redovisningskonsulter.
• Myndigheter, domstolar eller andra tredje parter när det krävs enligt lag eller är nödvändigt för att skydda rättigheter och säkerhet.
• Köpare, investerare eller efterträdare vid fusion, förvärv, finansiering, omstrukturering eller försäljning av verksamhetstillgångar.

Vi strävar efter att använda tjänsteleverantörer inom EU/EES när det är praktiskt möjligt. Om personuppgifter överförs utanför EU/EES använder vi lämpliga skyddsåtgärder, såsom beslut om adekvat skyddsnivå, standardavtalsklausuler och kompletterande skyddsåtgärder när det krävs.

Vi sparar personuppgifter endast så länge de behövs för de ändamål som beskrivs i policyn, inklusive för att tillhandahålla tjänsten, följa rättsliga skyldigheter, lösa tvister, upprätthålla säkerhet och genomdriva avtal.

Kunddata sparas normalt enligt kundens abonnemang, konfiguration och instruktioner. Vissa uppgifter kan finnas kvar i säkerhetskopior, loggar, bokföringsunderlag eller säkerhetsregister under en begränsad tid.

9.1 När du raderar ditt konto

Du kan radera ditt konto själv, i Rytmias app under Konto, i webbappen under din profil och i kundportalen under Profil. Du bekräftar raderingen genom att skriva under med BankID. Den genomförs så fort du har skrivit under och går inte att ångra: det finns ingen ångerfrist och ingen återställning. Radera ditt Rytmia-konto beskriver stegen.

Raderingen gäller dig som person och inte bara i den organisation du har öppen. Ditt namn, ditt telefonnummer, det personnummer ditt konto är knutet till, dina inloggningar, de enheter som tar emot dina aviseringar och dina aviseringar i tjänsten tas bort. Dina medlemskap i samtliga organisationer avslutas. Inbjudningar som är ställda till ditt personnummer raderas, liksom det du har skrivit under med BankID som bara gäller dig själv, till exempel att Rytmias support får använda tjänsten som du. Du kan senare skapa ett nytt konto med BankID, men det är inte kopplat till de organisationer du tillhörde.

Det du har registrerat åt en arbetsgivare finns kvar hos arbetsgivaren: närvaro vid in- och utcheckning, checklistor, avvikelser, bilder och tidigare uppdrag. Uppgifterna är kvar som organisationens underlag, utan ditt namn. Spårbarhetsloggar i en organisation behåller de uppgifter om dig som fanns registrerade när händelsen inträffade. Det du har skrivit under med BankID för en organisations räkning, och en offert du har skrivit under som kund, finns kvar hos organisationen som underlag för vad som skrevs under. Ett företag du är kund hos behåller också sina egna uppgifter om dig som kontakt. För dessa uppgifter är organisationen personuppgiftsansvarig, och en begäran om radering riktas till organisationen (se avsnitt 6).

Raderingen kan inte genomföras medan du är incheckad någonstans, och inte medan du är enda administratör i en organisation som fortfarande finns kvar. Checka ut, respektive utse en annan administratör eller radera organisationen, och försök sedan igen. Tjänsten anger vilka organisationer det gäller.

Att lämna en organisation är något annat än att radera kontot. Då avslutas bara det medlemskapet, medan ditt konto, dina övriga medlemskap och det du har registrerat i organisationen finns kvar. Även att lämna en organisation förutsätter att du har checkat ut och att organisationen har kvar minst en administratör.

9.2 När en organisation raderas

En administratör kan radera hela organisationen, i webbappen och i appen. Även det bekräftas genom en underskrift med BankID, och även det sker omedelbart: åtkomsten upphör för alla medlemmar, den som är incheckad checkas ut i samma stund och inbjudningar som ännu inte har besvarats återkallas. Det finns ingen separat uppsägning av abonnemanget i tjänsten — att radera organisationen är vägen ut, och den vägen är öppen även för en organisation vars abonnemang har upphört.

Organisationens uppgifter är då inte längre åtkomliga för någon. De finns kvar till och med sista dagen i månaden efter den månad då raderingen skedde, räknat i svensk tid, och tas därefter bort permanent. Borttagningen sker aldrig innan den sista fakturan har ställts ut. En raderad organisation kan inte återställas av kunden själv.

Den kalendermånad då organisationen raderas är den sista som faktureras, i efterhand och utan proportionering, för de platser organisationen har den dagen. Fakturaunderlaget omfattas av bokföringslagens krav på arkivering och finns därför kvar hos oss även efter att organisationens uppgifter har tagits bort.

Personer som efter raderingen inte tillhör någon organisation får sin identitet avslutad tillsammans med den, på samma sätt som vid en radering av det egna kontot.

Vi använder tekniska och organisatoriska åtgärder som är utformade för att skydda personuppgifter mot obehörig åtkomst, förlust, missbruk, ändring och utlämnande.

Inget system är helt säkert. Du och din organisation ansvarar för att skydda era autentiseringsuppgifter, hålla kontaktuppgifter aktuella och hantera användarnas åtkomst.

Beroende på omständigheterna och tillämplig lag kan du ha rätt att begära tillgång, rättelse, radering, begränsning, dataportabilitet eller invända mot behandling av dina personuppgifter. När behandlingen bygger på samtycke kan du återkalla samtycket när som helst.

Radering av ditt eget konto gör du själv i tjänsten, i appen under Konto, i webbappen under din profil och i kundportalen under Profil. Avsnitt 9 beskriver vad som raderas, vad som finns kvar hos din arbetsgivare och vad som kan hindra en radering. Gäller din begäran uppgifter där en kundorganisation är personuppgiftsansvarig riktar du den till organisationen (se avsnitt 6).

Du har också rätt att lämna klagomål till en dataskyddsmyndighet. I Sverige är tillsynsmyndigheten Integritetsskyddsmyndigheten (IMY). Du kan även kontakta din lokala tillsynsmyndighet inom EU/EES.

Vi använder cookies och liknande tekniker enligt vår Cookiepolicy. Nödvändig teknik kan användas för att tjänsten ska fungera och för att skydda användarsessioner. Icke-nödvändiga cookies används endast när det är tillåtet enligt lag och, när det krävs, med ditt samtycke.

Rytmia är avsett för företag och yrkesmässig användning. Tjänsten riktar sig inte till barn och vi samlar inte medvetet in personuppgifter från barn för webbplatsens marknadsföringsändamål.

Vi kan uppdatera integritetspolicyn från tid till annan. Om ändringarna är väsentliga lämnar vi rimligt meddelande. Den senaste versionen finns alltid tillgänglig på vår webbplats.

Om du har frågor om integritetspolicyn eller vill utöva dina rättigheter kan du kontakta Endura Systems AB via vår kontaktsida.